Facilities nog altijd ondergeschoven kindje

Facilitaire dienstverleners worden nog steeds als laatste betrokken bij prestigieuze nieuwbouwprojecten. Volgens Edo den Hertog ligt op hen vaak nogal wat missionariswerk te wachten. Dat kan anders als integrale facilitaire aanbieders zich ontwikkelen tot adviseurs.

Projectontwikkelaars laten in samenwerking met architecten in het oog springende kantoorgebouwen verrijzen. Een schitterend voorbeeld is de Zuidas in Amsterdam. Maar ook in deze tijd van hoger kostenbewustzijn worden de facilitaire professionals ngo altijd als laatste betrokken bij deze prestigieuze nieuwbouwprojecten. Dit late tijdstip van inschakelen kan leiden tot weinig pragmatische keuzes in materiaaltoepassing en aan te bieden facilitaire concepten. Keuzes die aanmerkelijke toename in de exploitatiekosten in de jaren na oplevering van de kantoren tot gevolg hebben. Organisaties besparen zich kosten noch moeite om al hun werknemers een inspirerende werkplek met bijbehorende faciliteiten te bieden. Maar vragen zij aan deze werknemers en de facilitaire specialisten wat hun wensen zijn ten aanzien van de faciliteiten in het gebouw en hun werkplek. Het gebeurt maar al te vaak dat de receptionistes in hun representatieve pakjes in een koude ontvangstruimte worden 'geparkeerd' achter een te hoge of te lage kolossale ontvangstbalie. Managers en directieleden moeten in hun nieuwe werkplekconcepten hun private kantoor opgeven. Binnen het 'open concept' vinden vertrouwelijke gesprekken met personeel en zakelijke relaties voortaan plaats op het kantooreiland of in het multifunctionele restaurant tussen meeluisterende collega's en cliënten. Soms wordt gelukkig tijdens de bouw dit besluit ten halve gekeerd en wordt gehoor gegeven aan het hevig protesterende management. Tegen aanzienlijke meerkosten worden de open ruimtes alsnog voorzien van kamers. Terwijl de grootkeukenapparatuur ten behoeve van het restaurant al wordt geplaatst in het nieuwbouwkantoor, moet veelal nog een cateraar worden geselecteerd. Over het cateringconcept wordt als allerlaatste nagedacht. Na een aantal maanden dit cateringconcept door de strot gedrukt te hebben, vindt een inquisitie van de culinaire gasten plaats. Via de bekende Klant Tevredenheid Onderzoeken (KTO's) mogen zij vragen beantwoorden ten aanzien van het gepresenteerde assortiment en de geboden kwaliteit als de bekende mosterd na de maaltijd. Dat kan natuurlijk anders. Door vooraf de bezoeker van het restaurant centraal te stellen en de stappen in een goede volgorde te nemen, kan een op maat gemaakt horecaconcept worden ontwikkeld en gepresenteerd, een concept dat aansluit aan de behoefte. Met een tevreden gast, lees medewerker, als resultaat.

Luisteren
Het aantal architecten, projectontwikkelaars, aannemers en vastgoedeigenaren dat begrijpt dat je goed naar je (toekomstige) pandbewoners moet luisteren, groeit. Zij weten dat je hun wensen met behulp van facilitaire en ict- professionals moet vertalen in gastvrije en innovatieve facilitaire concepten en diensten. Al doen zij dit alleen maar om de verhuurbaarheid van hun kantoorgebouwen te vergroten. Een kostenbesparing van 20 procent op exploitatiekosten is pas mogelijk als genoemde partijen eerder bij de ontwikkeling van een kantoorpand worden betrokken. Maar daar waar de ict-leveranciers al vroegtijdig een plaats hebben verworven aan de tekentafel bij de architect, ligt op de facilitaire dienstverleners nog het nodige missionariswerk te wachten. Integrale facilitaire aanbieders moeten zich ontwikkelen tot adviseurs, die in de fase van selectie van onder andere sanitair en afwerkmaterialen in nieuwbouw- of renovatieprojecten met harde cijfers aantonen wat de jaarlijks terugkerende schoonmaakkosten zijn bij geboden alternatieven van de architect. Zij weten dat binnen bepaalde organisaties iedere medewerker gemiddeld één keer in de twee jaar binnen het kantoorpand verhuist. Een verhuizing die doorgaans gepaard gaat met verplaatsing van wanden, reden waarom het beter is gebruik te maken van flexibele wanden. Kantoorgebouwen en de bijbehorende (facilitaire) diensten zullen in de toekomst volledig worden geïntegreerd. Architecten leren om breder mee te denken over de facilitaire concepten en de daarbij behorende exploitatie(kosten). Bij het betrekken van een nieuw kantoorgebouw kunnen facilitaire diensten geïntegreerd in het huurcontract worden afgesloten. Het huurcontract en facilitaire contract worden aan elkaar gekoppeld en gezamenlijk aangeboden door de verhuurder of eigenaar en de facilitair dienstverlener.

Datum: 16 januari 2010